La fiche de poste de travail intérimaire : un outil de communication incontournable

La fiche de poste de travail (FPT) est un document absolument requis - légalement - pour tous les postes de travail destinés à des travailleurs intérimaires pour lesquels une évaluation de santé préalable est nécessaire. Toutefois son utilisation pour tous les types de postes est grandement encouragée par PI.

C'est à l'utilisateur (l'entreprise qui occupe le travailleur intérimaire) qu'il revient de remplir cette fiche (volet A). Il doit la remplir correctement et, bien sûr, de manière complète. Cette responsabilité n'incombe pas à l'agence de travail intérimaire.  

Fiche de poste de travail - Un document légalement requis

La fiche de poste de travail est un document légalement obligatoire pour le travail intérimaire (voir code art. X.2-3).

À proprement parler, une fiche de poste de travail n'est requise par la loi que pour les postes associés à des risques pour la santé et pour lesquels une évaluation de santé préalable est nécessaire.

Prévention et Intérim vous recommande de remplir une fiche pour tous les postes de travail. De cette façon, vous bénéficiez d'une procédure claire et transparente pour tous les postes de travail auxquels des travailleurs intérimaires sont occupés.

Important:

Il est interdit de faire travailler un travailleur intérimaire à un poste de travail présentant des risques pour la santé et pour lequel aucune fiche de poste de travail n'a correctement été complétée (Code art. X.2-17).

Si l'utilisateur ne fournit pas une fiche de poste de travail complète et correcte à l'agence de travail intérimaire pour ce type de postes de travail, le travailleur intérimaire ne peut pas travailler.

Par ailleurs, le travailleur intérimaire n'est pas autorisé à effectuer des tâches qui ne sont pas mentionnées sur la fiche de poste de travail.

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Contenu de la fiche

Les informations minimales qu'une fiche de poste de travail doit contenir sont déterminées dans l'Annexe X.2-1 du code. Seul le contenu minimum est spécifié dans la législation. La mise en page (lay-out) de la fiche de poste de travail est libre.

Prévention et Intérim a élaboré un modèle de fiche de poste de travail basé sur le contenu obligatoire, qui est divisé en 3 parties: les volets A, B et C.

Volet A (à remplir par l'utilisateur) contient:

  • les coordonnées de l'utilisateur;
  • la dénomination du poste de travail;
  • la date d'émission de la fiche de poste de travail;
  • la description précise des caractéristiques du poste de travail ou de la fonction;
  • la localisation du poste de travail;
  • les différentes formations requises, les qualifications et les conditions professionnelles;
  • les différentes instructions préalables ou la formation;
  • l'équipement de travail à utiliser;
  • la mention d'interdiction ou non aux étudiants jobistes;
  • le type des vêtements de travail et/ou d'équipement de protection individuelle;
  • l'obligation de surveillance de la santé ou non et les risques pour la santé qui en découlent;
  • les mesures liées à la protection de la maternité;
  • les dates des avis du CPPT, du conseiller en prévention interne et du médecin du travail.

Volet B (à remplir par l'agence de travail intérimaire) contient:

  • les coordonnées de l'entreprise intérimaire;
  • les données d'identification du travailleur intérimaire;
  • la date de délivrance de la copie de la fiche de poste de travail à l'intérimaire.

Volet C (à remplir par l'utilisateur si la fiche est utilisée pour l'enregistrement de l'accueil) contient:

  • le nom et la fonction du responsable de l'accueil chez l'utilisateur (il doit s'agir d'un membre de la ligne hiérarchique);
  • la signature de la personne responsable de l'accueil;
  • la date de réalisation de l'accueil du travailleur intérimaire.
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Qui remplit la fiche du poste de travail?

Il revient à l'utilisateur de remplir la fiche de poste de travail (volet A), jamais à l'agence de travail intérimaire ! (Code, art. X.2-3§2)

La fiche de poste de travail est basée sur les résultats de l'analyse des risques du poste de travail chez l'utilisateur. Seul l'utilisateur peut effectuer une analyse des risques approfondie des postes de travail/fonctions de son entreprise.

L'utilisateur est également responsable de la sécurité et du bien-être du travailleur intérimaire pendant la durée d'occupation de celui-ci. Vous pouvez trouver plus d'informations à ce sujet en cliquant sur ce lien. La fiche de poste de travail constitue le premier canal de communication sur les risques et les mesures de prévention visant à protéger le travailleur intérimaire au poste de travail d'un utilisateur.

Pour compléter le volet A, l'utilisateur demande conseil à différentes parties:

  • au service de prévention interne. Si nécessaire, le conseiller en prévention du service externe PPT peut également contribuer à l’analyse des risques et à la création ultérieure d’une fiche de poste de travail;
  • au médecin du travail (notamment pour déterminer les risques pour la santé et les mesures de protection de la maternité)
  • au comité PPT. En l'absence d'un CPPT, il demande l'avis de la délégation syndicale. S'il n'y a pas de délégation, l'utilisateur demande conseil directement aux travailleurs.

L'agence intérim complète, ensuite, le volet B avec ses données d'entreprise et celles du travailleur intérimaire sélectionné. L'agence intérimaire fournit au travailleur une copie de la fiche de poste de travail et en explique le contenu de manière compréhensible.

L'utilisateur remplit ensuite le volet C, uniquement s'il utilise la fichier de poste de travail comme document d'enregistrement pour l'accueil obligatoire du travailleur intérimaire.

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Fiche de poste de travail comme moyen de communication

La fiche de poste de travail est beaucoup plus qu'un document officiel. Elle joue un rôle important dans la communication entre les différentes parties impliquées dans le travail intérimaire:

Moyen de communication

L'utilisateur

  • effectue l'analyse des risques du poste de travail et remplit la fiche de poste de travail sur cette base;
  • la fiche de poste de travail peut également être utilisée comme document d'enregistrement pour l'accueil du travailleur intérimaire.

L'agence intérimaire

  • sélectionne le travailleur intérimaire approprié sur la base des informations de la fiche de poste de travail;
  • utilise la fiche de poste de travail pour informer préalablement le travailleur intérimaire du contenu de son travail, des risques au poste de travail et des mesures de prévention prévues;
  • organise l'évaluation de santé préalable sur la base des informations de la fiche de poste de travail.

Le conseiller en prévention-médecin du travail

  • a besoin de la fiche de poste de travail pour pouvoir effectuer l'évaluation de santé préalable adaptée à la situation.

L'intérimaire

  • reçoit au préalable les premières informations sur le contenu de la fonction, les risques et les mesures de prévention au poste de travail par le biais de la fiche de poste de travail.
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Numéro d'identification de la fiche de poste de travail

Le numéro d'identification de la fiche de poste de travail est un moyen utile pour garantir la traçabilité d'une fiche de poste de travail dans la communication entre les différents acteurs pendant la mission de l'intérimaire.

Le numéro d'identification de la fiche de poste de travail complétée est structuré comme suit: numéro BCE / numéro interne du poste de travail / date de publication de la fiche de poste de travail // le ou les codes de risques pour la santé.

Il ne contient donc que les informations qui doivent être entrées sur la fiche de poste de travail.

  • Numéro BCE de l'utilisateur. Il s’agit du numéro d’entreprise connu dans la Banque Carrefour des entreprises. Il se compose de 10 chiffres. Ce sont les mêmes 10 chiffres que le numéro de TVA de l'entreprise.
  • Numéro interne. Il s'agit d'une combinaison de chiffres, de lettres et/ou de symboles utilisés dans l'entreprise pour nommer un poste de travail ou une fonction spécifique.
  • Date d'émission. Il s'agit de la date de création de la fiche de poste de travail.
  • Risques pour la santé. Ils sont désignés, comme mentionné plus haut, par des codes. Plus d'informations sur les codes de risques pour la santé peuvent être trouvées ici. La liste complète de tous les codes de risque peut être téléchargée ici

Pour plus de clarté, tous les documents faisant référence à la fiche de poste de travail (contrats, courriels, etc.) peuvent reprendre ce numéro d’identification.

Grâce au numéro d'identification, les agences de travail intérimaire peuvent aussi vérifier dans la Base de données centralisée PI-M si un travailleur intérimaire sélectionné pour un poste de travail dispose d’une attestation d’aptitude médicale (en cours de validité) relative aux risques pour la santé présents sur son nouveau poste de travail/fonction.

Les utilisateurs familiarisés aux systèmes qualité (tels que ISO9001, ISO45001) maîtrisent parfaitement cette démarche d'identification unique d'un document.

Conseils importants:

  • Le numéro d'identification de la fiche s'inscrit automatiquement au fur et à mesure que les données sont complétées via le formulaire en ligne disponible sur ce site. 
  • Le numéro d'identification en haut de la fiche est également automatiquement complété sur le formulaire en format pdf de ce site. En cas de correction de votre document, vérifiez bien que les cases à cliquer ont bien été cochées.  
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